Dentro del paquete de Microsoft Office se encuentran Microsoft Word y Microsoft Excel como las dos aplicaciones mas utilizadas en la oficina como en el hogar.
En esta entrega explicaremos como proteger un documento de Word y de Excel también. Hemos tomado estos dos como ejemplo, pero las demás aplicaciones que entrega Microsoft Office tienen similitudes a la hora de protegerlos. La versión de Microsoft Office con la que mostraremos la manera de proteger un documento es la 2003.
La protección de un documento depende de que es lo que queremos proteger. Podremos darle los siguientes usos:
- Solicitar una contraseña para abrir un archivo, para impedir que usuarios no autorizados abran documentos.
- Solicitar una contraseña para modificar un archivo, para permitir a otras personas abrir el documento pero sólo permitir a los usuarios autorizados que realicen cambios. Si alguien cambia el documento sin la contraseña para modificar, sólo puede guardar el documento dándole un nombre de archivo diferente.
Protección en Microsoft Word
Para proteger un documento de Word debemos hacer lo siguiente:
En el menú herramientas aremos click en Proteger documento.
Luego seleccionaremos lo que queremos proteger, como protección contra escritura, contra apertura, o acceso a usuarios identificados. Luego nos pedirá la contraseña que no debemos olvidar.
Protección en Microsoft Excel
Para proteger un documento de Excel debemos hacer lo siguiente:
En el menú Herramientas, nos posicionamos sobre Proteger y se desplegará un menú con las diferentes maneras de protección. Ya sea proteger una hoja, un libro, una celda, o lo que deseemos. Podremos darle permisos a usuarios determinados, como también permitir o no la modificación de celdas especificas de una hoja, entre varias otras.
Para tener en cuenta:
- Cuando creemos una «contraseña de apertura» para un documento, debemos escribirla y guardarla en un lugar seguro. Ya que si la contraseña se pierde, no podremos abrir ni tener acceso al archivo protegido con contraseña.
- Las contraseñas distinguen mayúsculas de minúsculas, de modo que si cambiamos alguna mayúscula o minúscula al asignar la contraseña, los usuarios deberán escribirla del mismo modo.
- Una contraseña puede contener cualquier combinación de letras, números, espacios y símbolos, y puede tener hasta 15 caracteres. Si seleccionamos opciones avanzadas de cifrado, podemos crear una contraseña más larga todavía.
- Utilizar contraseñas fuertes que combinen letras en mayúsculas y minúsculas, números y símbolos protegerá mejor su documento. Las contraseñas débiles son aquellas que no mezclan dichos elementos. Un ejemplo de contraseña fuerte sería Y6dh!et5, y de débil, Casa27. Debemos utilizar una contraseña fuerte que podamos recordar para no tener que anotarla en ningún sitio.
